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Schluss mit manuellem Dokumentenversand – Zukunft geht anders

jStage-Translation-Management

Stage Talk zur Automatisierung von Übersetzungsaufträgen mit dem jStage Translation Manager.

 

Auch in Zeiten von PIM, MAM und MDM sind in Unternehmen viele Prozesse noch manuell organisiert. Der Zubehörspezialist Hama GmbH & Co KG aus dem bayerischen Monheim löst mit dem neuen Translation Manager im jStage PIM-System einen solchen manuellen Prozess ab und wird künftig die Übersetzungsaufträge an einen externen Dienstleister über das PIM-System organisieren und den kompletten Übersetzungsprozess softwaregestützt durchführen – bis hin zu Auftragscontrolling und Delay-Alert.

Interview mit

Nadine Saur, Gruppenleiterin Redaktion & Andreas Gröbl, Projekt Manager, von Hama GmbH & Co KG, einem der europäischen Markführer für elektronisches Zubehör.

hama_nadine-saur_andreas-groeblAbb 1: Nadine Saur und Andreas Gröbl von Hama GmbH & Co KG

 

Stage Talk: Hallo Frau Saur, Hallo Herr Gröbl, Sie stehen kurz vor dem Go Live des Translation Managers. Jetzt ist Schluss mit dem manuellen Versand von Dokumenten mit Übersetzungsvorlagen. Aufbruch in eine neue Zeit?

Nadine Saur: Ja, irgendwie schon. Wir sind alle sehr froh über die zeitliche Entlastung, die der Translation Manager mit sich bringt. 17 Sprachen bei ca. 20 Neuheiten pro Tag – ohne Automatismus, sondern jeweils Copy & Paste über Word-Dokumente – bei so viel Textvolumen mussten wir einiges an wertvoller Arbeitszeit investieren.

Jetzt haben wir die Möglichkeit, unsere Übersetzungen ganz gezielt automatisch zu steuern. Gezielt meint, eine Unterscheidung zu treffen nach Art des Textes und den dafür benötigten Sprachvarianten. Diese Sprachvarianten der 17 Sprachen wurden bisher von unterschiedlichen Abteilungen gesteuert. Sie können sich vorstellen, was das bedeutet – Texte und Sprachen an zig verschiedenen Stellen abgelegt und natürlich auch teilweise doppelte Arbeit. Und jetzt: endlich alles zentral an einem Platz, zentral gesteuert und zentral abgelegt – wunderbar.

 

Stage Talk: Produktion und Verwaltung von mehrsprachigem Content ist sehr aufwändig. Da kann eine softwarebasierte Lösung helfen.

Andreas Gröbl: An diesem Punkt setzt das Projekt an und verfolgt die generelle Zielsetzung den manuellen und fragmentierten Übersetzungsprozess in einen digitalen und zentralisierten Prozess zu überführen, Medienbrüche abzuschaffen, und einen möglichst hohen Grad an Prozessautomatisierung zu erreichen.

Des Weiteren versprechen wir uns eine effizientere Arbeitsweise mit schnelleren Durchlaufzeiten zur Beschleunigung unserer Redaktions- und Produktionsprozesse. Nehmen wir beispielsweise den Prozess für die Verpackungsproduktion, hier benötigen wir zeitnah und verlässlich lokalisierten Content. Manuelle Abwicklung bremst hier.

Zur Steigerung der Effizienz gehört auch die Senkung von Prozess- und Produktionskosten durch eine systembasierte und automatisierte Abwicklung, so wie wir sie mit dem Translation Manager für den Übersetzungsprozess nun installiert haben.

 

Stage Talk: Wie muss man sich den Translation Manager nun vorstellen?

Andreas Gröbl: Der Translation Manager besteht im Kern aus drei Basiskomponenten, den Pflegemasken zur Erstellung und Verwaltung von Übersetzungsaufträgen, der Schnittstelle zum bidirektionalen Transfer der Auftragsdaten, Vorlagentexte und Übersetzungen, und last but not least aus definierten Übersichten auf Auftragspositionsebene für das Prozesscontrolling.

Hervorheben möchte ich an dieser Stelle die Auftragskonfiguration, da wir hier zusätzlich auch festlegen können, ob es sich um einen Einmal- oder um einen Dauerauftrag handelt. Das verschafft uns im Redaktionsprozess große Flexibilität, da wir nun systemgeführt in der Lage sind, neben dem nachhaltigen Daily Business auch das individuelle Projektgeschäft zu bedienen.

Durch die Abbildung des Workflows im PIM-System, die Übermittlung der Inhalte über eine Datenschnittstelle ans Übersetzungsbüro, und das Rückspielen der übersetzten Texte erreichen wir hier Transparenz, Prozesseffizienz und strukturierte Abwicklung beim Thema Übersetzungen. Bei 17 Sprachen und über 18.000 Artikel mit verschiedenen Textsorten …!

jStage Translation Manager: Auftragsfluss

jStage Translation Manager: Auftragsfluss

Abb 2: Auftragsfluss-Modell beim Translation Manager

 

Stage Talk: Kein kleines Übersetzungsvolumen. Wie werden Sie den Translation Manager nun in der Praxis einsetzen?

Nadine Saur: Unsere Produktexte, egal ob Neuheiten oder Korrekturen, gehen automatisch an das Übersetzungsbüro raus, sobald der deutsche Text bearbeitet und als Übersetzungsvorlage freigeben ist. Bei Korrekturen unterscheiden wir, welche übersetzungsrelevant sind und welche nicht – etwa Rechtschreibkorrekturen in der Quellsprache.

Kommt eine ganz neue Sprache hinzu, die bisher überhaupt nicht benötigt wurde, können wir die Vorlagentexte der relevanten Artikel in Form eines Einmalauftrags wieder automatisiert an das Übersetzungsbüro übermitteln und festlegen, in welchem Zeitfenster die Übersetzung – wiederum automatisiert – bei uns angeliefert werden soll. Dabei können wir die Aufträge extrem flexibel anlegen – je nach Bedarf unterschiedliche Sprachen, Qualitätsstandards, Lieferzeiten und Artikelmengen auswählen.

Dazu bekommen wir vom System eine Rückmeldung, ob die Anlieferung der Übersetzung im vorgeschriebenen Lieferzeitraum liegt oder überschritten wurde. So wird also nicht nur unser Workflow an sich viel leichter und effizienter, sondern auch die Kontrolle verbessert.

 

Stage Talk: Das klingt sehr gut. Welche weiteren konkreten Benefits lassen sich noch feststellen?

Andreas Gröbl: Mit dieser softwareunterstützen Lösung stellen wir unseren Mitarbeitern ein professionelles Tool zur Verfügung, das ein strukturierteres Arbeiten ermöglicht.

Neben einer Arbeitserleichterung, kürzeren Prozessdurchlaufzeiten und Minimierung von Fehlern, ist natürlich nicht zuletzt eine Kostensenkung bei den Übersetzungskosten durch gezieltes Absetzen der Übersetzungsaufträge ein Benefit dieses Projektes.

Zudem haben alle im Übersetzungsworkflow Beteiligten nun die notwendige Transparenz über die Teilprozessschritte und jeweiligen Status bei den Übersetzungen.

 

Stage Talk: Eben ist der Begriff der Transparenz gefallen. Wie wichtig ist denn dieser Aspekt in der Praxis?

Nadine Saur: Sehr wichtig. Wenn man bedenkt, dass es beim bisherigen manuellen Übersetzungsworkflow so gut wie gar keine Transparenz gab, ist es natürlich jetzt für uns ein großer Vorteil, viele Dinge nachverfolgen und zurückverfolgen zu können. Jetzt wissen wir einfach, welche Artikel ordnungsgemäß geliefert wurden, welche im Verzug sind und warum, weil wir das über die Statusanzeigen übermittelt bekommen.

Das stabilisiert unseren Redaktionsprozess und lässt uns bei Verzug schneller reagieren. Was vorher ein riesiger Eintopf war, ist jetzt übersichtliche Trennkost – ohne dabei auf unsere Hama Vielfalt zu verzichten.

Ganz im Gegenteil, dadurch, dass nun alle Texte in allen übersetzten Sprachvarianten an einer Stelle abgelegt sind, können wir viel flexibler agieren und auch für die Onlineshops unserer Tochterunternehmen weit mehr Texte zur Verfügung stellen, als dies vorher der Fall war.

 

Stage Talk: Frau Saur, Herr Gröbl, herzlichen Dank für das Gespräch.